車管痛點 “郵”我解決
陶潔認(rèn)真核對檔案。
11月10日上午，在山西省陽泉市車管所檔案科，檔案管理員李姐指著屏幕上的老舊貨車資料，對陽泉市郵政分公司寄遞事業(yè)部市場部團隊經(jīng)理陶潔笑著說：“以前找它得在檔案室里翻個底朝天，現(xiàn)在點下鼠標(biāo)，5秒就調(diào)出來了！這效率，全靠你和你們郵政團隊！”
誰能想到，查找檔案之前是困擾車管所和辦事群眾的“老大難”問題。2023年初，陶潔在車管所對接業(yè)務(wù)時，偶然聽見檔案管理員對著堆積如山的檔案嘆氣：“找檔案真費勁！為調(diào)閱一輛車的完整檔案，要跑好幾個檔案室，辦事群眾也只能等著……”
看著檔案架上層層疊疊的紙質(zhì)檔案，一個大膽的想法在陶潔心中萌生：“群眾的急難愁盼問題，就是我們郵政需要攻堅的靶點！”接下來幾天，她反復(fù)琢磨：“郵政跟車管所合作多年，既有扎實的信任基礎(chǔ)，又有標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)流程和網(wǎng)點資源，為啥不能把檔案管理這個痛點接過來？我們郵政來做檔案的整理、數(shù)字化和保管，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓老百姓少跑腿、少等待！”
揣著這一想法，陶潔向公司領(lǐng)導(dǎo)提出建議，由郵政承接市車管所檔案電子化業(yè)務(wù)，既能幫他們解決檔案管理難題，進(jìn)一步深化政郵合作，又能便民、增加營收。
得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持后，陶潔連夜撰寫可行性報告，梳理郵政的服務(wù)優(yōu)勢、標(biāo)準(zhǔn)化流程。接下來的半個月，她帶著這份沉甸甸的報告，多次往返于車管所與公司之間，反復(fù)向車管所負(fù)責(zé)人闡述郵政不僅能做到檔案“零損壞、零泄密”，更能把處理時間壓縮一半，真正讓群眾少跑腿。
在一次溝通中，為了讓對方直觀地了解郵政的專業(yè)能力，陶潔掏出筆記本，展示她跟著檔案管理員學(xué)習(xí)時記的筆記。筆記本上密密麻麻畫滿了檔案分類示意圖，連不同年份檔案的保存特點都逐一標(biāo)注。這份較真勁兒徹底打動了對方，陽泉市分公司成功拿下郵政代辦車管檔案業(yè)務(wù)資格。“陶經(jīng)理，就沖你這份責(zé)任心，我們信得過郵政！”市車管所負(fù)責(zé)人說。
拿到資質(zhì)的那天，陶潔沒有慶祝，而是第一時間帶領(lǐng)團隊扎進(jìn)車管所。白天，她像影子一樣緊跟檔案管理員學(xué)習(xí)，逐一核對細(xì)節(jié)；晚上，她把郵政處理間的桌子拼起來，模擬檔案科場景，帶領(lǐng)團隊成員輪流扮演辦事群眾和檔案管理員，手把手傳授技巧。為優(yōu)化流程，她還在處理間局部圖上用尺子量出每個工位的最佳距離，在地上貼起彩色膠帶，清晰劃分提檔登記、標(biāo)簽打印、掃描處理、歸檔登記4個區(qū)域。“以前掃描一份檔案要來回跑，現(xiàn)在站在工位上就能完成，效率提高了近40％！”團隊成員小張說。
“看紙張平整度、看字跡清晰度、看標(biāo)簽完整性，校姓名、校‘車牌號+照片+車輛識別代號’、校檔案編號。”陶潔總結(jié)的“三看三校”口訣，成了團隊的操作準(zhǔn)則。老舊檔案的褶皺、薄紙的透光、油墨的褪色，都是操作路上的“攔路虎”。陶潔帶領(lǐng)團隊摸索解決辦法：薄紙檔案背面墊白卡紙隔絕透光，褶皺檔案用重物壓置一晚恢復(fù)平整，褪色檔案反復(fù)調(diào)試參數(shù)增強清晰度。
功夫不負(fù)有心人。業(yè)務(wù)開通一年多來，陶潔帶領(lǐng)團隊累計處理轉(zhuǎn)籍、提檔、法院調(diào)檔等業(yè)務(wù)超5萬筆，日均整理檔案超2000頁，成功將車管所檔案調(diào)閱時間從平均30分鐘縮短至10分鐘以內(nèi)，車管所業(yè)務(wù)辦理時長平均縮短70％。同時，檔案代辦業(yè)務(wù)積累的客戶資源，還帶動網(wǎng)點寄遞業(yè)務(wù)增長，真正走出了一條“服務(wù)便民、業(yè)務(wù)增收”的共贏之路。
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